Kurum ya da kuruluş faaliyetleri içerisindeki saptanmış bir takım uygunsuzlukların nedeninin ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetlere düzeltici faaliyetler adı verilmektedir. Bu faaliyetlerde ortaya çıkan uygunsuzlukların birden fazla nedeni olabilmektedir. Dolayısıyla düzeltici faaliyetler uygulanırken bu sorunlarla yeniden karşılaşmamak adına önleyici faaliyetler de uygulanmaktadır.
Düzeltici faaliyetler, kurum ya da kuruluşun yönetim sistemi içerisinde yer alan bir takım uygunsuzlukların tespit edilmesinin sonucunda bu sorunu ortadan kaldırmaya yönelik faaliyetler bütünüdür. Tüm yönetim sistemlerinin kullandığı temel faaliyetlerden birisidir.
Bu şekilde tanımlanabilecek olan düzeltici faaliyetler, sistemleri sürekli olarak daha iyi bir noktaya taşımayı amaçlamaktadır.
Düzeltici Faaliyetin İşleyiş Süreci
Kurumlarda bu faaliyeti gerçekleştiren personelin uygunsuzluğu tespit ve kayıt altına alabilmesi için mutlaka konuya hâkim birisi olması gerekmektedir. Sistem içerisindeki uygunsuzluğu tespit eden personel derhal düzeltici faaliyet için belirlenmiş olan forma yapmış olduğu tespiti kaydeder. Ardından uygunsuzluğun belirlenmiş olduğu birim personeli tarafından bu uygunsuzluğun nereden kaynaklandığı, ne zamana kadar giderilebileceği, hangi yollarla giderilebileceği kayıt altına alınır. Sonrasında ise eğer faaliyet birim tarafından yerine getirilmişse uygunsuzluk kapatılır ve işlem tamamlanmış olur. Ve standartlar gereği, tüm bu faaliyetlerin sistematik olarak yürütülebilmesi için birimler bu konuda prosedürlerini yazarlar.
Düzeltici Faaliyetler Ve Önleyici Faaliyetler
Birbiri ile karıştırılsa da düzeltici ve önleyici faaliyetler birbirlerinden tamamen farklı işlevler içerirler. Düzeltici faaliyetler daha çok oluşmuş olan bir problemin ve uygunsuzluğun giderilmesi için yapılan faaliyetler iken, önleyici faaliyetler ise henüz daha ortaya çıkmamış olan sorun ve uygunsuzlukların engellenmesi için yapılan faaliyetleri ifade eder.
Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler
Düzeltme ve düzeltici faaliyetler kavramları da birbirinden oldukça farklı anlam ve işlevler taşırlar. Düzeltme faaliyetleri tespit edilen uygunsuzluğun ya da sorunun elimine edilmesi anlamına gelir. Ancak düzeltici faaliyetler ise tespit edilen uygunsuzluğun kök nedenlerinin bulunarak onların tamamen ortadan kaldırılmasını kapsamaktadır. Böylelikle tespit edilmiş olan uygunsuzluğun bir kez daha ortaya çıkmaması amaçlanmaktadır. Dolayısıyla düzeltici faaliyet sistem için çok daha köklü ve uzun vadeli bir çözüm mekanizması geliştirmektedir.
Fakat firmalardaki kalite yönetim sistemleri incelendiğinde düzeltici faaliyetlerin çok fazla yürütülmeği sonucu çıkmaktadır. Bu durum tabii firmaların personel nitelikleri ile yakından ilgili bir konudur. Çünkü düzeltici faaliyet için firmanın en çok ihtiyacı olan şey problem çözebilen yetkinlikte personel istihdam ediyor olmasıdır. Eğer yalnızca sorunlu alan denetleniyor ve sorun anlık bir şekilde ortadan kaldırılıyorsa uygunsuzluğun bütünsel etkisi ortadan kaldırılmıyor demektir. Bunun için personelin ciddi anlamda kök soruna ulaşması gerekmektedir.
Düzeltici Faaliyetlerin Önemi
Tüm yönetim sistemi standartları için sürekli iyileştirme en önemli ve ortak parçalardan birisidir. Sistemlerin insanlar tarafından kuruluyor ve işletiliyor olması söz konusu sistemlerde bir takım hataların ortaya çıkmasını kaçınılmaz kılmaktadır. Ve bu hata süreçleri ile karşılaşmak oldukça doğaldır. Ancak bu hataların ortaya çıkarmış olduğu uygunsuzluk ve sorunlara ilişkin düzeltici faaliyetler oldukça pozitif bir rol oynar.
ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, OHSAS, BRC, IFS, FSSC… Gibi birçok standartta düzeltici faaliyetlere yer verilmiş ve düzeltici faaliyetler kapsamlı bir şekilde tanımlanmıştır. Ancak burada en çok dikkat edilmesi gereken hususlardan birisi uygunsuzlukların ve sorunların yeniden ortaya çıkmaması için mutlaka kök nende incelemesi yapılması gerektiğidir. Çünkü kök neden ana sorunun ardında saklanan gerçek nedendir. Ve bu neden ortaya çıkartılıp çözüme kavuşturulmadığı sürece, yani düzeltici faaliyet yürütülmediği sürece uygunsuzluğun yeniden yaşanması olağan karşılanması gereken bir durumdur.